Abschluss und Nutzung von Rahmenverträgen mit Abruf

Prozessoptimierung versus Risikopotenzial

Der DIIR-Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“ hat mit Band 11 der DIIR-Schriftenreihe einen Leitfaden mit Prüfungsfragen für die Revision im Beschaffungsbereich erarbeitet. In diesem Leitfaden wird der Abschluss von Rahmenverträgen mit Abruf gegenüber Einzelbestellungen empfohlen und eine Vielzahl von Prüfungsansätzen und -fragen aufgeführt.
Im vorliegenden Artikel erfolgt eine Vertiefung der Thematik Einzelbestellung versus Rahmenvertrag mit Abruf. Hierzu werden zunächst in Abschnitt eins beide Vertragsarten sowie die Vorteile des Rahmenvertrags mit Abruf erläutert. Danach wird in Abschnitt zwei anhand eines Praxisbeispiels eine Analyse der Einzelbestellungen durchgeführt und die daraus abgeleitete Ausweitung der Anzahl an Rahmenverträgen begründet. Abschnitt drei enthält eine detaillierte Beschreibung des Beschaffungsprozesses bei Abschluss und Nutzung von Rahmenverträgen anhand von elf Teilprozessen inklusive grafischer Darstellung. Bei dieser Art von Beschaffungsprozess lauern jedoch eine Vielzahl von Schwachstellen und Risiken. Deshalb werden in Abschnitt vier anhand praktischer Beispiele aus Revisionsprüfungen die potenziellen Schwachstellen mit ihren Risiken und Missbrauchsmöglichkeiten sowie die Anforderungen an die organisatorische Gestaltung eines Best-Practice-Beschaffungsprozesses dargestellt.
Aufgrund der dargestellten Schwachstellen, Risiken und Missbrauchsmöglichkeiten sowie organisatorischen Anforderungen sind Prüfungsansätze ableitbar, die bei einer Revisionsprüfung als Leitfaden Verwendung finden können.